Privacyverklaring InClinic
Heart for Health, versie 1.0, laatst bijgewerkt: 6 augustus 2026
Deze privacyverklaring is van toepassing op de InClinic, de Aanmeld-app van Heart for Health
(“de app”). De app wordt door zorginstellingen ingezet op een tablet in de wacht- of
ontvangstruimte, zodat patiënten zich bij aankomst zelf kunnen aanmelden voor hun
afspraak. Deze verklaring legt uit welke gegevens de app gebruikt, waarvoor, hoe lang, en
welke rechten u heeft.
De app is bedoeld voor gebruik door volwassenen: patiënten en medewerkers van de
zorginstelling van 18 jaar en ouder. Het is geen consumentenapp die door kinderen zelf
wordt gedownload of bediend; de tablet wordt beheerd door de zorginstelling en gebruikt
onder toezicht van medewerkers.
Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?
Als patiënt bent u ingeschreven bij een zorginstelling die de InClinic app gebruikt. Die
zorginstelling is de verwerkingsverantwoordelijke voor uw patiëntgegevens, ook voor de
gegevens die tijdens het aanmelden via de tablet worden getoond. Voor de verwerking van
uw volledige medisch dossier binnen het patiëntendossier van de instelling verwijzen wij u
naar de privacyverklaring van uw zorginstelling. Heart for Health levert de software (de app
en het onderliggende Medical Portal) en treedt hierbij op als verwerker namens uw
zorginstelling.
Rechtsgrond voor de verwerking
De gegevens die tijdens het aanmelden worden gebruikt, worden verwerkt in het kader van
de zorgverlening door uw zorginstelling. Voor gewone persoonsgegevens, zoals uw
afspraaktijd, telefoonnummer en e-mailadres, is de rechtsgrond de uitvoering van de
behandelingsovereenkomst met uw zorginstelling. Voor gezondheidsgerelateerde gegevens,
zoals de gegevens over uw huisarts en apotheek, geldt de uitzondering voor verwerking die
noodzakelijk is voor een goede behandeling of verzorging van de patiënt (artikel 9, lid 2,
onder h, van de AVG).
Welke gegevens gebruikt de app?
Tijdens het aanmelden op de tablet gebruikt de app de volgende gegevens:
– QR-code: de belangrijkste manier om u aan te melden is door de QR-code te scannen
die u bij de bevestiging van uw afspraak heeft ontvangen. Deze code bevat alleen een
unieke, willekeurig gegenereerde verwijzing naar uw afspraak (een zogeheten UUID)
en geen persoonsgegevens. De app gebruikt deze verwijzing om uw afspraak te
herkennen.
– Geboortedatum, als alternatieve methode: heeft u geen QR-code bij de hand, dan
kunt u zich ook aanmelden door uw geboortedatum in te voeren via het toetsenbord
op het scherm. Aan de hand hiervan zoekt de app in de agenda van de zorginstelling
naar een afspraak rond het huidige tijdstip.
– Aanvullende identificatiegegevens, alleen indien nodig: vindt de app op basis van uw
geboortedatum meerdere mogelijke afspraken, dan wordt gevraagd naar de laatste
twee cijfers van uw telefoonnummer. Dit dient uitsluitend om u te onderscheiden
van andere patiënten met dezelfde geboortedatum.
– Afspraaktijd, locatie en afdeling: de app ontvangt van het Medical Portal om welke
tijd u een afspraak heeft en bij welke locatie en/of afdeling, zodat u na aanmelding
naar de juiste wachtruimte kunt worden doorverwezen.
– Huisarts-, apotheek-, telefoon- en e-mailgegevens: na herkenning van uw afspraak
toont de app de bij de zorginstelling bekende huisarts, apotheek, telefoonnummer
en e-mailadres, zodat u kunt bevestigen of deze gegevens nog correct zijn. Zodra u
deze vraag heeft beantwoord, verdwijnen deze gegevens direct van het scherm.
Camera
De InClinic app vraagt toegang tot de camera van de tablet. Deze toegang is nodig om de
QR-code te kunnen scannen die u bij de bevestiging van uw afspraak heeft ontvangen. De
camera wordt uitsluitend gebruikt om deze code te lezen. Er wordt geen foto of video van u
gemaakt of opgeslagen, en er vindt geen gezichtsherkenning of andere biometrische
verwerking plaats.
Welke gegevens gebruikt de app niet?
Afgezien van de camera (zie hierboven) vraagt de app geen toegang tot de microfoon, locatie
of Bluetooth van de tablet, en maakt geen gebruik van externe opslag. Er worden geen
GPS-locatiegegevens of externe sensoren bij het aanmelden gebruikt. De app vraagt
patiënten niet om zelf een account aan te maken of in te loggen.
Tabletbeheer en aanmelden namens de organisatie
Om de tablet in gebruik te nemen, ontvangt de zorginstelling van Heart for Health
inloggegevens: een tenant-naam en een wachtwoord. Bij het instellen van de tablet kiest de
beheerder de juiste tenant en voert het bijbehorende wachtwoord in. Het is niet mogelijk
om de tablet op afstand te ontkoppelen vanuit het Medical Portal. Wel kan het account op
de tablet op afstand worden uitgelogd door Heart for Health, bijvoorbeeld bij verlies of
diefstal.
Beveiliging
Heart for Health en uw zorginstelling nemen passende technische en organisatorische
maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking,
waaronder toegangsbeveiliging van het Medical Portal en beveiligde, versleutelde
gegevensoverdracht tussen de tablet en het Medical Portal.
Bewaartermijn van gegevens
Gegevens die tijdens het aanmelden op het scherm worden opgehaald en getoond (zoals uw
afspraak, huisarts, apotheek, telefoonnummer en e-mailadres) zijn alleen zichtbaar tijdens
uw actieve aanmeldsessie. Wordt de tablet tijdens het aanmelden 1 minuut niet aangeraakt,
dan toont het scherm een waarschuwing met een countdown van 2 minuten. Volgt daarna
nog steeds geen reactie, dan wordt de aanmeldsessie automatisch beëindigd en worden alle
op het scherm getoonde gegevens gewist, uiterlijk 3 minuten na uw laatste interactie. De
tablet keert daarna terug naar het begin van de aanmeldflow, gereed voor de volgende
patiënt.
Los daarvan registreert het Medical Portal of een aanmeldpoging is gelukt of mislukt,
gekoppeld aan uw afspraak. Deze registratie wordt gebruikt voor audit- en
nalevingsdoeleinden, bijvoorbeeld om te kunnen aantonen dat een aanmelding correct is
verlopen. De bewaartermijn hiervan is gelijk aan de bewaartermijn van uw patiëntendossier
bij uw zorginstelling.
Uw onderliggende afspraak- en patiëntgegevens blijven, zoals gebruikelijk, opgeslagen in het
dossier bij uw zorginstelling, met een bewaartermijn zoals bepaald door die instelling en de
geldende wet- en regelgeving.
Gegevensdeling
Gegevens worden alleen uitgewisseld tussen de tablet en de beveiligde Medical
Portal-omgeving van uw zorginstelling. Er worden geen gegevens gedeeld met derden voor
marketing- of advertentiedoeleinden, en de app maakt geen gebruik van advertentie- of
trackingtechnologie.
Gebruik door of namens minderjarigen
Bij zorginstellingen voor kinderen kan de app worden gebruikt namens minderjarige
patiënten, doorgaans onder begeleiding van een ouder, verzorger of medewerker van de
zorginstelling. Ook dan wordt uitsluitend de hierboven genoemde informatie gebruikt om de
afspraak te vinden, en worden deze gegevens niet opgeslagen buiten de actieve
aanmeldsessie
Uw rechten en contact
Heart for Health ICT B.V., Louwesweg 6G, 1066 SG Amsterdam, KVK-nummer 34290107,
treedt op als verwerker van de gegevens die in deze verklaring worden beschreven.
Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft u het recht op
inzage, rectificatie, verwijdering en beperking van uw gegevens, het recht om bezwaar te
maken tegen de verwerking, en het recht op overdraagbaarheid van uw gegevens. Omdat
uw zorginstelling de verwerkingsverantwoordelijke is voor uw patiëntgegevens, kunt u deze
rechten in de eerste plaats uitoefenen door contact op te nemen met uw zorginstelling.
Heeft u vragen over hoe de InClinic app specifiek met gegevens omgaat, of wilt u een
verzoek indienen met betrekking tot de verwerking van uw gegevens op de tablet? Stuur
dan een e-mail naar info@heartforhealth.com. Vermeld hierbij duidelijk uw naam, de
zorginstelling en locatie waar u de tablet heeft gebruikt, en de aard van uw verzoek, zodat
wij dit zorgvuldig en veilig kunnen behandelen.
Bent u niet tevreden over de manier waarop uw gegevens worden verwerkt? Dan heeft u
het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse
toezichthouder voor de bescherming van persoonsgegevens.
Wijzigingen in deze verklaring
Heart for Health kan deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld wanneer de
functionaliteit van de app wijzigt. De meest actuele versie is steeds terug te vinden op deze
pagina, met de datum van de laatste wijziging bovenaan.
